Sygnaliści

Czy Twoja organizacja jest gotowa?

Szanowni Państwo

Przedstawiamy ofertę naszych usług związanych z przygotowaniem się do nowych wymogów określonych przepisami UE.  

W ubiegłym roku przyjęta została dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa Unii, potocznie zwana dyrektywą o ochronie sygnalistów. Nakłada ona m.in. na przedsiębiorców, wymogi związane z wprowadzaniem wewnętrznych systemów zgłaszania.

Proponujemy Państwu zapoznanie się z naszym zakresem usług, które pozwolą przygotować się do nowych regulacji, tak aby spełnić wszystkie wymagania, a z drugiej strony uniknąć ryzyk związanych z nieskutecznym ich wdrożeniem oraz z prowadzoną przez Państwa działalnością.

Z poważaniem.

Dyrektywa UE dot. Sygnalistów

Obowiązki przedsiębiorców

ZGŁOSZENIA WEWNĘTRZNE

WEWNĘTRZNE PROCEDURY

Poufne, bezpieczne sposoby zgłaszania informacji o nieprawidłowościach.

OSOBY ODPOWIEDZIALNE ZA ZGŁOSZENIA

Wyznaczenie odpowiednich osób do przyjmowania zgłoszeń.

DZIAŁANIA NASTĘPCZE

Postępowania w celu wyjaśnienia zgłoszeń lub zapobieżenia skutkom.

EWIDENCJA ZGŁOSZEŃ

Wszystkich zgłoszeń wraz z informacją o podjętych działaniach następczych.

OBOWIĄZEK INFORMACYJNY

7 dni – o przyjęciu zgłoszenia.
3 m-ce – o podjętych działaniach.

OBOWIĄZEK POINFORMOWANIA

O sposobie zgłaszania wewnątrz organizacji oraz do organów zewnętrznych.

Etap I

Przygotowanie (niezbędne minimum)

AUDYT

Audyt wstępny posiadanych rozwiązań w zakresie zgłaszania nieprawidłowości, prowadzenia działań wyjaśniających, ocena dostosowania do dyrektywy i ich skuteczności. Opracowanie rekomendacji.

SZKOLENIA

Szkolenia dla pracowników w zakresie zgłaszania nieprawidłowości, sposobu korzystania z kanałów informowania, ochrony sygnalistów oraz szkolenia dla osób zajmujących się obsługą zgłoszeń i prowadzeniem działań następczych.

PROCEDURY

Przygotowanie procedur zgłaszania nieprawidłowości dla poszczególnych kanałów zgłoszeń, procedur prowadzenia działań następczych, postępowań wyjaśniających i sposobu oraz zakresu informowania organów państwa.

Etap II

Bezpieczeństwo komunikacji (rozwiązanie IT)

ELEKTRONICZNY KANAŁ ZGŁASZANIA

Wdrożenie zaawansowanego systemu elektronicznego zgłaszania informacji o nieprawidłowościach.

DOPASOWANIE DO ORGANIZACJI

Dostosowanie systemu IT do struktury organizacji i jej zadań, opracowanie wersji językowych, instalacji serwerowej itp.

POUFNE I ANONIMOWE ZGŁOSZNIA

Przygotowanie procedur i przeszkolenie pracowników w zakresie korzystania z poufnego i anonimowego systemu zgłaszania.

Etap III

Obsługa i wsparcie (stałe wsparcie ekspertów)

OBSŁUGA ZGŁOSZEŃ

Przyjmowanie zgłoszeń, prowadzenie rozmów z sygnalistą, rejestrowanie zgłoszeń. Wypełnianie wymogów dyrektywy o sygnalistach dla kanałów wewnętrznych. Konsultacje i doradztwo w zakresie sposobu działania dla sygnalisty.

ANALIZA i REKOMENDACJE

Analiza zgłoszeń, ocena ryzyka nieprawidłowości i ich skutków, przedstawianie raportu wraz z rekomendacjami działań dla wskazanego przedstawiciela firmy (oficera compliance) wyznaczonego członka zarządu.

DZIAŁANIA WYJAŚNIAJĄCE

Prowadzenie złożonych działań wyjaśniających i audytowych na podstawie zgłoszeń od sygnalistów, weryfikacja informacji w oparciu o zaawansowane metody analizy danych i źródeł informacji oraz specjalistyczne techniki i metody śledcze.

Jak się przygotować?

Co musisz wiedzieć?

PO PIERWSZE DOWIEDZ SIĘ CO MUSISZ ZROBIĆ W FIRMIE

  • Poznaj wymogi dyrektywy.
  • Poznaj sposoby wdrożenia systemu sygnalizowania.
  • Poznaj jakie czynniki i elementy decydować będą o skuteczności
    systemu zgłoszeń wewnętrznych w przedsiębiorstwie.

Dzielimy się wiedzą i doświadczeniem

Szkolimy, doradzamy, wdrażamy, pomagamy

  • Szkolimy zarządy spółek i oficerów compliance.
  • Prowadzimy audyty w zakresie dostosowania do spełnienia wymogów dyrektywy i budowy systemów wewnętrznych zgłoszeń.
  • Przygotowujemy odpowiednie procedury zgłoszeń i działań następczych.
  • Dostosowujemy systemy do wymagań dyrektywy o sygnalistach.
  • Szkolimy personel do obsługi i przyjmowania zgłoszeń.
  • Szkolimy pracowników w zakresie kanałów i procedur zgłaszania. 
  • Zajmujemy się obsługą zgłoszeń i ich wstępną analizą.
  • Doradzamy, prowadzimy działania następcze w przypadku podejrzeń naruszeń.

Wdrażamy systemowe rozwiązania

Dla poufnych i anonimowych zgłoszeń oraz bezpiecznej komunikacji z sygnalistą

Podstawowe cechy aplikacji (Nasza aplikacja)

  • aplikacja webowa, instalowana na serwerach klienta lub licencjodawcy;
  • efektywna i bezpieczna (w tym anonimowa) komunikacja;
  • wsparcie organizacji w zarządzaniu ryzykiem wystąpienia nadużyć, problemów oraz zagrożeń;
  • personalizacja i samodzielna konfiguracja elementów aplikacji
    (m.in. formularze zgłoszeń);
  • ochrona zarówno osoby zgłaszającej, jak i przekazanych treści;
  • rozwój i dostosowanie funkcjonalności do oczekiwań Klienta oraz zmian prawa;
  • rejestracja i archiwizacja zgłoszeń i podejmowanych działań następczych;
  • spełnia wymogi prawne ochrony sygnalistów, w tym wymogi RODO.

© 2022  •  Wojtunik Group 
Projekt i wykonanie: STUDYO